オフィス(事務所)移転で確認すべき74項目のチェックリスト

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梅雨に入り、蒸し暑い夜が続いております。

じめじめとしたこんな季節、考えなければいけないことが多いオフィス(事務所)移転は本当に大変ですよね。

簡単にオフィス(事務所)移転の際、やることをリストアップしてみました。ご覧いただけると幸いです。


現オフィス(事務所)について

  1. 解約予告時期の確認
  2. 解約予告通知の発送
  3. 預託金(保証金)の返還時期確認
  4. 原状回復条件及び費用の確認 (条件:どこまで行うか 業者の選択が可能か)

移転先オフィス(事務所)選定

  1. 立地・場所の選定
  2. 社員の通勤時間・費用の増減の計算
  3. 最寄駅からの所要時間を確認
  4. 銀行・郵便局・役所の所在地も確認
  5. 飲食店・商業施設の有無(少ないと不満になります)
  6. 他の入居テナントの確認(しっかりした企業が入っていれば安心です)
  7. 家賃コスト(賃料・共益費・敷金・保証金・更新料・礼金など)計算。
  8. 不動産業者との交渉。
  9. オーナーとの契約。

社内移転準備プロジェクト

  1. 移転スケジュール立案
  2. 社員への移転計画説明
  3. 引越業者選定
  4. 内装業者選定
  5. OA機器業者選定
  6. その他ドリンクサービスや定期清掃会社などの選定

取引先への連絡系

  1. 金融機関への連絡
  2. リース会社への連絡
  3. 定期購読雑誌や新聞、会員制サービスなどの住所変更
  4. 消耗品の購入先(アスクル等)
  5. 加入団体への連絡
  6. 定期支払がある取引先への伝達
  7. 関係サポート会社(保守等の関係があるところ)への連絡

メール・ホームページ系

  1. メール署名書き換え
  2. ウェブサイト住所・記載変更

関係省庁への提出書類一覧

  1. 法務局→本店移転、もしくは支店移転登記申請書
  2. 税務署→事業年度、納税地、その他変更異動届け、給与支払い事業者移転届け
  3. 都道府県税事務所→納税地、その他変更異動届け、自動車税の申告
  4. 社会保険事務所→適用事業所所在地、名称変更届け
  5. 公共職業安定所(ハローワーク)→雇用保険事業主事業所各種変更届け
  6. 労働基準監督署 →適用事業報告書、建設物・機械等設置移転変更届け、名称・所在地変更届け、確定保険料申告書、保険関係成立届及び保険料申告書
  7. 郵便局→転居届を出す
  8. 消防署→防火管理者選任届け出
  9. NTT→電話申し込み、旧ビルの電話使用廃止手続き
  10. 銀行→取引店変更依頼兼住所変更届出

移転案内

  1. 案内文作成、印刷、宛名書き
  2. 地図の作成
  3. 送付先リストの作成
  4. 発送時期の検討、発送

社内印刷物関連

  1. 封筒、社員証、各書類レターヘッド、名刺の準備
  2. 社判、ゴム印の作り直し

オフィス(事務所)プランニング関連

  1. 次の移転までの増員も含め、収容人数を決定
  2. 具体的なレイアウトプラン作成
  3. 1人当たりの面積の算出
  4. 受付・会議室・応接室等のプランニング
  5. スペースの配分に無理は無いか
  6. 電話・OA機器移設、引越作業等との調整
  7. 間仕切り等、法規上問題はないか(防災関係)
  8. 空調の変更・追加の必要性はあるか
  9. 電源が取りやすい位置にあるか
  10. 電気容量は十分か
  11. 企業イメージにマッチしているか
  12. 収納スペースは十分か
  13. オフィス家具の無駄な発注はないか要求に合ったレイアウト提案か

引越関連

  1. 全体スケジュールの確認
  2. 移転物品・残留物品・廃棄物リスト作成
  3. 社内説明会の開催(梱包方法、搬出・搬入方法等)
  4. 引越マニュアルの作成
  5. 廃棄物の処理方法(溶解処理、PCデータ消去、マニフェストの発行)
  6. 当日の作業割り当て確認
  7. 鍵の受け渡しの確認
  8. 養生指定確認

電話・ネット関連

  1. 電話番号は変わる地域かの確認
  2. 回線の種類、最大通話本数をどうするか
  3. 料金プランの見直し
  4. 電話機の増設等
  5. 回線切替日程の調整(移転先での業務開始日に合わせる)
  6. 光のプラン確認(建物により引ける種類が異なる、指定がある場合もある)
  7. 光のプランに合わせたプロバイダ選定(又はプラン変更)
  8. 床の形状に合わせた配線イメージ(OA床かタイルカーペットか)
  9. どこまでを業者に頼むかを検討

チェックリストのダウンロード(関係省庁への手続きまとめ付き)

以下のリンクから上記全74項目のチェックリストをダウンロードいただけます。

移転の際に、ご活用ください。


えぇ・・・多すぎないですか・・・?

ただ、これでもやるべきことの一部なんです。

社内での戦い(予算組み等)は入っていなかったり、もし業者を細かくわければその管理等、それぞれの業者との細かなやり取りも加わってきます。

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