移転の際に確認すべき【オフィス移転チェックリスト(全74項目)】

オフィス(事務所)移転をする際に必要となる現オフィスへの通知、物件探しから関係省庁への書類提出、お客様への案内などオフィス移転で発生する全74項目をチェックリスト(PDF版とエクセル版)にをまとめました。
オフィス移転・事務所移転の際に是非ダウンロードしてご利用ください。


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現オフィス(事務所)について

解約予告時期の確認

移転を検討するタイミングで事前に、現オフィスの契約内容の確認を行いましょう。通常半年前までに解約の告知をするのが一般的です。このタイミングを逃すと余計な費用が発生してしまうので注意が必要です。

解約予告通知の発送

移転のタイミングから逆算し、早めに解約通知を発送するとよいでしょう。

預託金(保証金)の返還時期確認

物件契約時に支払った保証金が返還されます。
保証金については、保証金?礼金?今更聞けないオフィスビルにまつわる基礎用語を参照。

原状回復条件及び費用の確認 (条件:どこまで行うか 業者の選択が可能か)

今いるオフィスの内装を入居時の状態に戻す必要があります。早めに業者を呼んで見積りを取るようにしましょう。
現状回復工事については賃貸オフィスの原状回復。住宅との違いとトラブルを防ぐ方法とは?を参照。
また、現状回復工事では貸主との間でトラブルも起りがちです。
トラブルが起きない様に、貸主や管理会社との事前の打ち合わせをしておきましょう。

移転先オフィス(事務所)選定

立地・場所の選定

移転先を決定する際に何を優先するのか?会社によって判断基準はことなりますが、よく検討し移転先を決めましょう。
こちらの記事失敗しないオフィス移転先候補地の選び方も参考にどうぞ

社員の通勤時間・費用の増減の計算

会社の所在地がかわることで、社員の毎月の交通費も変更となってきます。
また、通勤に使う路線が変更になる際に、電車の混雑状況等も変わってきますので、確認しておくと良いでしょう。

最寄駅からの所要時間を確認

上で挙げた通勤時間にも影響してきますが、最寄駅からの所要時間を確認しておくと良いでしょう。特に、最寄の駅から徒歩20分以上かかったり、バスの利用が必要な立地は避けたいところです。

銀行・郵便局・役所の所在地も確認

一般社員の方にはあまり必要ないかもしれませんが、経理関係の部署の方は、業務上必要な場合がある為、事前に確認しておきましょう。

飲食店・商業施設の有無(少ないと不満になります)

社内に食堂等があれば問題ありませんが、周りに飲食店等が少ない場合、日々のランチに困りますので、確認が必要です。

他の入居テナントの確認(しっかりした企業が入っていれば安心です)

大規模な商業ビル等であれば問題はありませんが、小規模なスタートアップの場合、雑居ビル等に居を構える場合もあります。風営法に振れるようないかがわしいお店や、反社会的勢力の関わる事務所等が無いか確認しておきましょう。

家賃コスト(賃料・共益費・敷金・保証金・更新料・礼金など)計算

移転後に実際に掛かる費用が会社の負担にならぬように、契約前にシミュレーションをしておきましょう。

不動産業者との交渉

物件によってはフリーレントとして始めの数か月の賃料をサービスしてくれる場合もあります。少なくとも現事務所の原状回復期間中の1か月程度をフリーレント期間に出来ると二重で賃料を支払う無駄を防げますので交渉することをお勧めします。

オーナーとの契約

契約時、工事区分や消防設備工事の有無は必ず確認しましょう。契約してもテナント指定の内装工事会社が工事出来なかったり、過大な消防設備工事が発生する場合もありますので、契約前に内容を確認しておきましょう。

社内移転準備プロジェクト

移転スケジュール立案

移転まで余裕がある場合には、まずは大まかなスケジューリングをし、その後詳細を決めていく事も出来ると思います。ただし、移転までの期間が3か月無い様な場合には、一括で業者に依頼し、スケジュールを立ててもらった方が良いかもしれません。

社員への移転計画説明

移転決定後、早いタイミングで社内に共有が必要です。

引越業者選定

引越業者がどこまで対応してくれるのかにより、他の作業の負担が変わってきます。
オールインワンで対応してくれる業者も増えていますので、ご予算に応じて上手に活用しましょう。

内装業者選定

スケジュール、予算、デザインを考慮し検討が必要です。
また、電気・通信等の工事とのスケジュール調整も必要になります。

OA機器業者選定

契約内容に不満が無い場合には、移転先でも今使っている業者のリースが可能であればそのまま契約。もし、不満がある様であれば、移転のタイミングで見直しを図りましょう。

その他ドリンクサービスや定期清掃会社などの選定

オフィス内に設置する給茶機や自販機は対応エリア内であれば移転先でも引き続き利用可能ですが、エリア外になることもある為、解約&新規契約が必要になる場合があります。
オフィス内の清掃を業者に頼んでいる場合等もエリアの確認が必要です。
また、移転先の管理会社で定期清掃サービスがある場合もあるので、確認しておきましょう。

取引先への連絡系

金融機関への連絡

取引先との契約内容にもより異なりますが、3か月前を目安に連絡をしましょう。

リース会社への連絡

リース器機(コピー機、電話機、エアコン、その他備品含む)の事前の確認を行い、移転後のオフィスでも引き続き利用するのかを確認しておきます。

定期購読雑誌や新聞、会員制サービスなどの住所変更

雑誌や新聞、その他定期的に購入・配送しているサービスがある場合には、配送先の変更が必要になります。配送日と移転のタイミングを確認し変更を行うと良いでしょう。

消耗品の購入先(アスクル等)

新オフィスから消耗品を購入したら、旧オフィスへ配送が…。
と、いった配送業者泣かせの事が起きないように、事前に変更をしておきましょう。

加入団体への連絡

業種によっては各種団体へ加入していることもあると思います。
届出時期等は各団体へ事前に確認をしておきましょう。

定期支払がある取引先への伝達

取引先から請求書等の重要書類が確実に移転先にも届くよう、取引先への移転案内状は移転の2週間前には発送を完了させるようにしましょう。また、移転前の事務所に郵送物が送られても確実に受け取れるよう、郵便局への転送依頼も移転3日前には完了させると良いでしょう。

関係サポート会社(保守等の関係があるところ)への連絡

警備会社やネットワーク関連の保守契約等を行っているあ場合、届け出や連絡が必要です。

メール・ホームページ系

メール署名書き換え

メール作成の際に自動挿入されている署名の住所を変更しましょう。
※Gメールを利用している場合の変更方法はこちら

ウェブサイト住所・記載変更

コーポレートサイトに記載されている住所方法を変更しましょう。サイトがPCサイトとスマートフォンサイトで別管理の場合には、漏れが無い様に注意が必要です。
また、最近ではFacebookの企業ページをお持ちの会社も多いので、こちらもお忘れなく。

関係省庁への提出書類一覧

法務局

本店移転、もしくは支店移転登記申請書
本店の移転の場合には、移転日より2週間以内に。支店の場合には3週間以内の届け出が必要です。

税務署

事業年度、納税地、その他変更異動届け、給与支払い事業者移転届け
移転日より1か月以内に届け出が必要になります。

都道府県税事務所

納税地、その他変更異動届け、自動車税の申告
移転日より1か月以内に届け出が必要になります。

社会保険事務所

適用事業所所在地、名称変更届け
移転日より5日以内の届け出が必要となります。ただし、管轄の事務所により異なる場合もありますので、事前に確認をしておきましょう。

公共職業安定所(ハローワーク)

雇用保険事業主事業所各種変更届け
移転日より10日以内に届け出が必要になります。

労働基準監督署

適用事業報告書、建設物・機械等設置移転変更届け、名称・所在地変更届け、確定保険料申告書、保険関係成立届及び保険料申告書

各届出の期限は以下の通りです。

-適用事業報告書⇒遅滞なく
-名称・所在地変更届け⇒移転日より10日以内
-確定保険料申告書⇒保険関係消滅の日から50日以内
-保険関係成立届及び保険料申告書⇒保険関係成立の日から10日以内

郵便局

転居届を出す
移転先が決まったら早めに届け出を出しておきましょう。
また、窓口での届出の際には、団体との関係がわかるもの(社員証、健康保険証等)の提示を求められますので、忘れずに持っていきましょう。

消防署

防火管理者選任届け出
移転後すぐに、管轄の消防署へ防火管理者の届け出が必要になります。
防火管理者についてはこちら

NTT

電話申し込み、旧ビルの電話使用廃止手続き
NTTでは通常、依頼してから開通まで電話回線で2週間、ネット回線では3週間から1か月強の時間が掛かります。更にビルによっては光回線を敷けるかどうか、事前に下見が必要な場合もあります。従って移転初日からネット・電話を使えるようにする為には移転の1ヵ月半程度前から手配を行った方が良いでしょう。ちなみに、こうした手配一式を無料で代行してくれる内装会社・移転会社もありますので業者選定の際に確認されることをお勧めします。

銀行

取引店変更依頼兼住所変更届出
届け出は基本的に現在利用している取引店、もしくは今後利用予定の支店で手続きが可能ですが、銀行により異なりますので、事前に各銀行窓口へお問合せが必要です。

移転案内

送付先リストの作成

普段から企業全体で顧客管理が出来ている場合には、リスト化も比較的楽に出来ますが、そうで無い場合には社員全員に早めに声をかけ、リストを作成する必要があります。

案内文作成、印刷、宛名書き

社内の確認に時間のかかる会社の場合には、案内文作成等は3か月くらい前から着手しておく事をおすすめします。

地図の作成

今はGoogleマップを確認しながらの作成が主流ですが、必要であれば実際に現地へ行き、主要駅からの徒歩時間や、目印になる建物等の確認をし地図に反映させるとベストです。

発送時期の検討、発送

移転の1か月前くらいを目途に届くよう手配するのがオススメです。

社内印刷物関連

封筒、社員証、各書類レターヘッド、名刺の準備

いつも利用している業者がある場合には、事前に納期を確認しておきましょう。
また、返信用の封筒を同梱して送付する書類が多くあるような場合には、移転のタイミング等を考慮する事をお忘れなく。

社判、ゴム印の作り直し

移転先が決定したら、時間のある時に早めに済ませておく事をおすすめします。

オフィス(事務所)プランニング関連

次の移転までの増員も含め、収容人数を決定

会社の業績から、今後社員が増えるのか?減るのか?を考慮し移転先物件の検討をしましょう。

具体的なレイアウトプラン作成

移転後、快適なオフィスを作るにはゾーニングと呼ばれるレイアウトプランの作成が最も重要です。

1人当たりの面積の算出

業種・業態によって一人当たりの必要面積は異なりますが目安として一人2坪という数字が一般的に必要とされています。例えば社員が20名で最低限の会議スペースを備えた場合、40坪以下だとレイアウトにかなり無理が生じてしまいます。テナントの形状にもよりますが、物件は今後の拡張も見据えた広さの中から選びたいものですね。

受付・会議室・応接室等のプランニング

受付から会議室、応接室への導線はお客様の目にも触れる場所になります。
会社の印象につながる部分ですので、レイアウト検討時には位置決めはしっかり行いましょう。参考記事はこちらオフィスを見せる?見せない?来客の導線は計画的に

スペースの配分に無理は無いか

快適に業務が出来るようなデスクとデスクの間のスペースは確保されているか?
通路の幅は建築基準法に沿った幅になっているか?などレイアウト時に各スペースをしっかり検討する必要があります。
参考記事はこちらオフィス設計のポイント。快適なオフィスレイアウトはゾーニングで決まる

電話・OA機器移設、引越作業等との調整

一般的にビジネスフォンは専門業者でないと工事できません。またコピー機も搬送を保守業者に依頼しないとその後のメンテナンスを受けてくれなくなる場合もあります。「見積もりが安かったから引越業者にまとめて頼んだら後から問題になった」というケースもありますので、ビジネスフォンとコピー機は専門業者に依頼してください。また、サーバーラックなど社内に大型のネットワーク機器がある場合も保守業者に配線や移転先での設定も含めて依頼する必要があります。パソコンのみであれば引越業者に緩衝材を内蔵した段ボールで運んでもらえますが、データの消失時の対応など事前に確認をしておきましょう。

間仕切り等、法規上問題はないか(防災関係)

間仕切りの仕様次第では、非常灯や火災報知器の設置が義務付られます。
内装工事費用にも影響がありますので、よく検討しましょう。
参考記事はこちら欄間(ランマ)オープン、欄間(ランマ)クローズの違とは?

空調の変更・追加の必要性はあるか

レイアウトを検討する際に、併せて空調の場所や数を確認しておきましょう。
特に、パーテーション等を使い、会議室や応接室を作った場合に「会議室に空調が無い!」なんてことにならない様に注意が必要です。

電源が取りやすい位置にあるか

レイアウトを考える際に、コンセントの位置と数を事前に考慮しておきましょう。
足りないとせっかくの新オフィスで延長コードがむき出しになってしまったり見た目にもすっきりしません。

電気容量は十分か

配置した機器やPCなどに対して、電力が十分に足りているか?スタッフ増員後も考慮して検討しておきましょう。
参考記事はこちら飛んだら終わり!?オフィスの「電源工事」は回路計算が命

企業イメージにマッチしているか

移転のタイミングではエントランスや会議室までの導線等、お客様が目にする箇所を作り直すチャンスです。企業イメージにあったデザインをしっかり検討しましょう。

収納スペースは十分か

デジタル化&ペーパーレス化している昨今ですが、保管が必要な書類はまだまだ存在します。収納スペースには余裕を持たせておきましょう。

オフィス家具の無駄な発注はないか要求に合ったレイアウト提案か

せっかく移転するのだから家具も全て新調したい。社員の誰もがそんな気持ちになるのがオフィス移転です。そして家具メーカーや販売店も机も椅子もキャビネットも全て新調しましょう!と勧めてくるでしょう。しかし何かと費用がかさむ移転です。前の事務所でまだ十分使える家具や収納庫があれば持っていく選択肢も考えるべきです。内装や本当に必要な家具に予算を回せるようにやりくりすることもオフィス移転担当者の大事な仕事ですね。

引越関連

全体スケジュールの確認

移転までのスケジュールは余りタイトにせずに、多少変更やトラブルがあっても対応できるように余裕を持ったスケジュールで作成しておくことをお勧めします。

移転物品・残留物品・廃棄物リスト作成

新居に移す物品と残しておくもの、廃棄物として処理するものを予めリスト化しておきましょう。また、移転当日に間違えないように、目印となるシールを張っておくのもオススメです。

社内説明会の開催(梱包方法、搬出・搬入方法等)

移転業者と予め決めておいた荷物のまとめ方のルールや、備品や器材搬出のスケジュール、ネット・電話環境等の切り替えスケジュールを社内で共有しておきましょう。特にネット回線等は業務にも影響が出る為、早めに共有しお客様に迷惑のかからないように配慮する必要があります。
また、1回伝えたきりにはせず、アラートをこまめにしておくと良いでしょう。

引越マニュアルの作成

移転準備から当日までのスケジュールや、取引先のお客様への告知タイミグ等を全てまとめたものを作成しておきましょう。

廃棄物の処理方法(溶解処理、PCデータ消去、マニフェストの発行)

移転時にでる廃棄物について、業者に処理を委託することになりますが、その後どのように処理をしているのか?特に機密書類やPCのデータの処理方法などはトラブルにならぬよう、事前に確認しておきましょう。

当日の作業割り当て確認

移転当日は引越前の事務所でも引っ越し先の事務所でも人員が必要になります。引越前に事務所では持っていく物と廃棄する物はどれか(事前に仕分けれらなかった物がどうしても出てくるので)、荷物の搬出もれがないか等、分かる人が業者に指示をする必要があります。また、引越先の事務所では、デスクや収納庫の細かい配置、荷物の置き場などを業者に指示を出さなければなりません。よって、移転前と移転先のそれぞれの事務所に適材適所な責任者を配置し、スタッフの役割分担を決めておきましょう。予定通りに進むとは限りませんが、工程の進み具合によって大体誰が何をするのかを決めておくことで、時間内に完了する確率が高まります。

鍵の受け渡しの確認

新居の鍵は契約後受け取ることが出来ます。
問題は、現オフィスの鍵です。退去日には返却が必要になる為、全社員に渡してある鍵も含め、事前に集めておく必要がありますので余裕を持って対応しましょう。

養生指定確認

移転時の荷物の搬出・搬入時に建物に傷等をつけない様にするために養生シート等での保護が必要になります。建物の管理会社等に予め養生箇所や期間の連絡をしておくことでトラブルを防ぎましょう。

電話・ネット関連

電話番号は変わる地域かの確認

近場での移転であっても局舎が変更になると電話番号は変更になります。印刷物などに記載する必要もある為、早めの確認が必要です。
※電話番号は管轄区域の通信基地局【局舎】によって管理されています。
参考記事はこちらオフィス移転したら電話番号って変わるの?どうなの?

回線の種類、最大通話本数をどうするか

移転後、スタッフの増員を予定している場合等は注意が必要です。
何を増やすのか?によっても方法が変わってきますので、事前に明確にしておきましょう。
参考記事はこちら契約回線別 オフィス電話の電話番号の増やし方

料金プランの見直し

移転後の回線の増設がある場合等はプランの見直しのいい機会です。
数年先を見越して検討しましょう。

電話機の増設等

電話機が追加で何台必要になるのか?を事前に確認しておきましょう。
もし費用を抑えたい場合には、中古のビジネスフォンという考え方もアリです。
参考記事はこちら中古ビジネスフォンのメリット・デメリット
ビジネスフォン増設の際、費用が多く掛かるケースもありますので、ご注意を。
参考記事はこちらビジネスフォンを増設する際に費用が多くかかってしまうケースとは?

回線切替日程の調整(移転先での業務開始日に合わせる)

移転後に電話とネットが繋がらない!なんてことの内容に余裕を持った切替の調整を行いましょう。

光のプラン確認(建物により引ける種類が異なる、指定がある場合もある)

今の時代でも光ファイバーが引けないビルも存在することをご存知でしょうか。また引けてもファミリータイプ限定、マンションタイプ限定など、プランが限定されるビルも多いです。業者に任せていたら移転先のテナントで使えるネット回線が移転前と違っていた、ということもありますので事前に必ず確認しておきましょう。

光のプランに合わせたプロバイダ選定(又はプラン変更)

インターネットには通常、回線契約とプロバイダ契約の両方が必要です。更に回線の種類によって申し込むべきプロバイダのタイプも変わってきます。このことから移転先で使う光のプランが異なる場合、プロバイダのプランを変更する必要が出てきます。また、固定IPプランを使っている場合は移転先で例え光のプランが同じでも固定IPが変わってくることもあります(その場合はサーバ設定も必要)ので、移転前に光のプランが決まったらすぐプロバイダ業者・ネットワーク保守業者に確認しておきましょう。

床の形状に合わせた配線イメージ(OA床かタイルカーペットか)

主流派配線がすっきりとするOA床です。
参考記事はこちら【施工事例】200平米のOAフロア(フリーアクセスフロア)工事に密着取材!

どこまでを業者に頼むかを検討

それぞれを個別の業者に依頼するのか?自分たちでやるのか?を決定する必要があります。ただ、今は全て一括で対応している業者も多いので、早めに決定し全て任せてしまうのも手です。
弊社でも全てお任せ頂けるサービスをご提供しております。
アロワーズの電話回線工事はこちら

チェックリストのダウンロード(関係省庁への手続きまとめ付き)

以下のリンクから上記全74項目のチェックリストをダウンロードいただけます。

移転の際に、ご活用ください。


えぇ・・・多すぎないですか・・・?

ただ、これでもやるべきことの一部なんです。

社内での戦い(予算組み等)は入っていなかったり、もし業者を細かくわければその管理等、それぞれの業者との細かなやり取りも加わってきます。

オフィス移転をワンストップで任せてみませんか?

考えただけで気が遠くなりそうなオフィス(事務所)移転、実際に経験された方はその大変さを実感されていると思います。

できれば余裕を持って半年ぐらい前からオフィス(事務所)移転の準備は行いたいですが、ぎりぎりになってしまっても弊社にご相談頂ければ出来うる限りの超速対応をいたします。

もちろん時間に余裕があるご相談でも、大歓迎です。ぜひご相談ください。

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