オフィス移転で確認すべき事とは?完全版チェックリスト!

■オフィス移転への流れ

オフィス移転への流れ

1.移転計画の立案と確認
移転をする目的を把握することで新しいオフィスに求める条件が明確になります。また現オフィスの契約内容を確認し解約や預託金の返還額、原状回復費用の確認も必要です。

2.新オフィスの選定
不動産会社で移転目的に合った物件の情報を集めます。実際に見学や周辺の確認など、足を運ぶことが多くなります。また物件価格の情報も集め、条件の良い物件を選べるようにしましょう。

3.オフィスの決定と契約の確認
何ヶ月分の賃料が最初に必要なのか、賃料改定の取り決めなどの確認が必要です。オフィスの利用時間が決まっている場合業務時間に支障は出ないか、電気・内装工事の指定業者の有無のチェックもします。

4.オフィスプランニング
具体的なレイアウトを図面を確認し行います。ネットワークの配線やサーバー機器などがある場合、電源の増設が必要になる事があるので注意しましょう。

5.移転手続き
官公庁や電話・インターネット回線の手続きなど、必要な手続きはたくさんあります。細かいものでも会社案内などの印刷物やwebサイトの変更などもありますので、チェックリストを活用し漏れのないようにします。

6.引越し
支障なく移転ができるよう社員全体で連携を取れるようにしましょう。荷物にしっかりとラベリングなどをしてスムーズに引越せるようにしましょう。

7.移転後の確認
旧オフィスの明け渡しをします。預託金の返還、鍵の返却など事前に準備し滞りなく行えるようにします。新オフィスは事前確認通りの稼働状況かの確認をし不具合がないかチェックします。

■オフィス移転チェックリスト

オフィス移転チェックリスト

【現オフィスについて】
□ 解約予告時期の確認
□ 預託金の返還時期確認
□ 原状回復条件及び費用 (条件:どこまで行うか 業者の選択が可能か)

【移転先オフィス選定】
□ 立地・場所
□ 社員の通勤時間・費用の増減
□ 最寄駅からの所要時間
□ 銀行・郵便局・役所の所在地
□ 飲食店・商業施設の有無
□ 他の入居テナント
□ コスト (賃料・共益費・敷金・保証金・更新料・礼金・預託金)

【社内移転準備プロジェクト】
□ 移転スケジュール立案
□ 社員への移転計画説明
□ 引越業者選定、内装業者選定、OA機器業者選定

【取引先への連絡系】
□ リース会社への連絡
□ 金融機関への連絡
□ 定期購読雑誌や新聞、会員制サービスなどの住所変更
□ 消耗品の購入先(アスクル等)
□ 加入団体への連絡
□ 定期支払がある取引先への伝達
□ 関係サポート会社(保守等の関係があるところ)への連絡

【関係省庁への提出書類一覧】
□ 法務局→本店移転、もしくは支店移転登記申請書
□ 税務署→事業年度、納税地、その他変更異動届け、給与支払い事業者移転届け
□ 都道府県税事務所→納税地、その他変更異動届け、自動車税の申告
□ 社会保険事務所→適用事業所所在地、名称変更届け
□ 公共職業安定所(ハローワーク)→雇用保険事業主事業所各種変更届け
□ 労働基準監督署
→適用事業報告書、建設物・機械等設置移転変更届け、名称・所在地変更届け、      確定保険料申告書、保険関係成立届及び保険料申告書
□ 郵便局→転居届を出す
□ 消防署→防火管理者選任届け出
□ NTT→電話申し込み、旧ビルの電話使用廃止手続き
□ 銀行→取引店変更依頼兼住所変更届出

【ウェブ系】
□ メール署名書き換え
□ ウェブサイト住所記載変更

【オフィスプランニング】
□ 使用人数の決定
□ 具体的なレイアウトプラン作成
□ 1人当たりの面積
□ 受付・会議室・応接室等

【移転案内】
□ 案内文作成、印刷、宛名書き
□ 送付先リストの作成
□ 発送時期の検討、発送

【社内印刷物関連】
□ 封筒、社員証、各書類レターヘッド、名刺
□ 社判、ゴム印

【内装・オフィス家具関連】
□ 要求に合ったレイアウト提案か
□ スペースの配分に無理は無いか
□ 電話・OA機器移設、引越作業等との調整
□ 間仕切り等、法規上問題はないか(防災関係)
□ 空調の変更・追加の必要性はあるか
□ 電源が取りやすい位置にあるか
□ 電気容量は十分か
□ 企業イメージにマッチしているか
□ 収納スペースは十分か
□ オフィス家具の無駄な発注はないか

【引越関連】
□ 全体スケジュールの確認
□ 移転物品・残留物品・廃棄物リスト作成
□ 社内説明会の開催(梱包方法、搬出・搬入方法等)
□ 引越マニュアルの作成
□ 廃棄物の処理方法(溶解処理、PCデータ消去、マニフェストの発行)
□ 当日の作業割り当て確認
□ 鍵の受け渡しの確認
□ 養生指定確認

【電話・ネット関連】
□ 電話番号は変わる地域か
□ 回線の種類、最大通話本数をどうするか
□ 料金プランの見直し
□ 電話機の増設等
□ 回線切替日程の調整(移転先での業務開始日に合わせる)
□ 光のプラン確認(建物により引ける種類が異なる、指定がある場合もある)
□ 光のプランに合わせたプロバイダ選定(又はプラン変更)
□ 床の形状に合わせた配線イメージ(OA床かタイルカーペットか)
□ どこまでを業者に頼むか

オフィス移転

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