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オフィスで役立つデータ共有の方法あれこれ

オフィスで使用しているPC内のデータを社内で共有する。

セキュリティの観点からも利便性の観点からもビジネスマンには必要不可欠で、今では当たり前の様に行われているデータ共有ですが、改めてどの様な方法があるのかおさらいしてみたいと思います。

PC間のデータ共有  SOHOオフィスの場合

写真①

写真②

データを共有する人数が少ない場合は、お互いのPC同士で共有設定を掛ける方法があります。親のPCに対して子供のPCが見に行く、といった設定を行います。

メリット

プラスの費用が掛からない

デメリット

親のPCに何かトラブルがあった際、データも一緒に消えてしまう可能性がある。またはアクセス不可になる。

親のPCにデータが溜まり過ぎるとPC動作に影響を及ぼす。

PCがウィルス感染した場合、データも改ざん等の危機にさらされる

外付けハードディスク  小規模オフィスの場合

写真③写真④

外付けのハードディスクに共有を掛けることにより、①であった様なPC親機にデータが溜まり過ぎて重くなってしまう、おいったデメリットは解消されます。またハードディスクを複数台接続することにより、バックアップもできるので安心です。

メリット

費用はまだまだ安く済ませられる

デメリット

画像等が多い会社だと10人位の共有までが限界

ハードディスク単体でのセキュリティ機能は有さない

NASサーバ  中規模オフィスの場合

写真⑤写真⑥

②の外付けハードディスクと、次に紹介するOSサーバの間に位置するストレージ(保管庫)サーバです。ハードディスクに比べ容量が圧倒的に大きくNASサーバ自体にハードディスクを複数備えているので、本体単独でバックアップを行うことができます。

写真の様にサーバラックにマウントできるタイプもあります。

メリット

バックアップに優れている(※RAID機能)

大容量にも対応可(最大96TB)

アクセス制限を掛けたりして社内での運用が多様化してもある程度の対応が可能

デメリット

費用がやや高くなってくる

NAS単体でのセキュリティ機能は有さない

容量を後から付け足すことができない

※RAID機能→データをハードディスク複数台に分解して、様々な組合せで保存することによりデータの消失を防ぐ機能

OSサーバ  中規模~大規模オフィス

写真⑦写真⑧

PCと同じ様にCPUを有しているサーバです。WINDOWS・LiNUX・Macといった種類のOSがありますので用途は様々。ファイルサーバとしてだけの運用ではなく、ウィルスバスターの一括配信やセキュリティログの収集、サーバをネットワーク全体の頭脳として社内のPCを一元管理(AD)したり、またストレージの増設も用意です。

メリット

社内のネットワーク運用は圧倒的に効率が上がります

デメリット

火事になったらアウト

初期費用は少々掛かります

クラウドの活用

 

クラウド

インターネット上にストレージサーバを構築し提供している会社と契約をして、インターネット上にアクセスしてデータを共有する方法です。

メリット

どこにいてもアクセス可能

スマホやタブレットからもアクセス可能

本体がオフィスにないので、万が一の災害時でもデータは安全

デメリット

月額のランニングコストが発生

インターネットに接続できなくなると当然共有にも入れなくなってしまう

インターネット上にあるのでセキュリティに少々弱い

 

 

いかがでしたでしょうか?

様々な方法でデータ運用を行うことが可能ですので、データ共有の方法が分からない、これまでよりもセキュリティ面を重視したデータ共有方法に改善したい、などございましたら、ぜひ弊社営業担当までお声掛け下さいませ。

 

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