営業交通費の精算をスッキリ終わらせる方法

4月がはじまりましたね!今年も人事異動があったり新入社員や新入生が新たに社会に なるので3月末~4月にかけて定期券購入の券売機とみどりの窓口は混み合っていますね!

そんな中、営業さんがたくさんいる会社ではお客様先に行かれる交通費の精算どうされていますか?営業さんの立場からすると1件1件申請する手間が大変ですよね。そして経理の立場からすると申請されたものを私用なのか、定期範囲内なのか、経費なのかなど確認する作業がとても手間ですよね!そんな申請を営業さんからの立場も経理の立場からも納得のお勧めの経費精算ツールをご紹介します。

営業交通費の精算みんなはどうやっているの??

交通費の精算については、テンプレートのフォーマットに入力などして記載し、行った企業さんなどを営業の方に交通経路を調べてもらって申請する形となります。

次に少し進化しているのがエクセルを使い、よく行く企業さんなどを登録しやすくし、また駅の券売機で履歴を印字して持って帰ってきてそれを一緒に提出するという方法です。

この2点の作業が主流となって対応しているようでした。

テンプレートやエクセルと履歴印字の生産方法のデメリットとは??

テンプレートで申請する際は、営業さんのデメリットとしては、まずどこに訪問したかしっかりと覚えておくことが重要となります。またそのことを忘れないためにも手帳への記載や、または忙しいさなかでも覚えている早めのうちに対応することが求めらます。また運賃の確認も乗り換え案内などで1回、1回料金を調べなければなりません。

経理側でも、申請されたものを確認するのがとても大変ですし、定期の範囲の重複部分の確認しなければなりません。確認も同じく乗り換え案内などで調べなければなりません。

エクセルと印字履歴をつかったものだと、テンプレートよりは領収書の代わりになる

印字資料がありますのでどこの駅を利用したかは、わかるためとても便利です。

また計算も前の残金からの差額で確認することができるため手入力よりはとても楽になります。ただ、これに関して、印字履歴はコンビニやなどでの物販の履歴やその他プライベートで出かけて履歴なども載ってしまっているため計算も面倒ですし経理担当者にもその旨を伝えなければならず不便です。また履歴が出る分便利なのですが、印字の件数には、数が決まっています。SUICAは50件、PASMOは20件、また私鉄の窓口などで出すと少し件数は増えますが、券売機で出せないため手間はとても増えます。

デメリットが多い上に、定期区間の申請控除や差し戻しのジレンマがあるのです!

営業交通費の精算では、悪意がなくとも営業担当さんからの定期部分の申請がなされておらず重複して申請されていたり、経理担当者はそれを確認した上で差し戻す形になるのですが、やはりもらえると予定していた金額より少なくなるとなんだか損した気分になってしまうようなことがあります。同じ会社で立場は違えど気持ちよくお互いスムーズに進められるといいのになというジレンマがあります。

では、実際どんなシステムにすればみんなの不満やデメリットが解消するのでしょうか?

WEB上で申請できる「PASMOで精算」というサービスがあるのです!ご存知ですか?

これにより営業さんたちが困っている、下記のことが改善されるのです!

  • 運賃を調べるの大変!→乗車履歴がWEB上で確認できます。
  • 履歴を駅で印字してくるのが大変!→社内にある端末でWEB上で読み込み可能!
  • 訪問先を記載するのが大変!→日報と連動させたり、良く行く企業名は登録可能!
  • 紙やエクセル入力が大変!→WEB上で入力可能!
  • 私用が経理さんにチェックされちゃう!→私用も申請前に削除できちゃう!

そしてチェックする経理の方の時間も短縮され下記のことが改善されるのです!

  • 運賃を調べるのが大変!→履歴が残っているので営業さんからの申請チェックが簡単!
  • 差し戻すのが大変!→経理、上司のダブルチェックも可能で差し戻しも簡単!
  • 定期券の控除が大変→定期部分は控除されて計算しなくてOK!
  • その後の仕訳が大変→現在の経理ソフトとの導入も可能で簡単!(ソフト確認)

PASMOで精算 申請画面 

このように今まで膨大な時間が営業さんにも経理さんにもかかっていましたがこのシステムを導入すれば企業の問題が解決に進み他の作業の時間がとれます!

ぜひ「PASMOで精算」の導入をご検討ください!もちろんいきなり導入して使えなかった困ると不安な経理ご担当者様!安心してください!デモ機貸出しもおこなっておりますのでお気軽にまずは体験してみるとよいのではないでしょうか?

 

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