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テレワークすると必ず直面する「データ共有問題」と「パソコン環境問題」とは

「テレワーク」最近毎日のように耳にする言葉ですが、【tele=離れた所、遠隔】と【work=働く】この二つを組み合わせた造語なんですね。ご存じですか?私はずっとテレフォンのテレだと思っていました。

さて、現在の状況の中、ご自宅で働かれる方は多いと思います。弊社でも経験をしている最中ですが、今回は在宅ワークを始めてみて注意するべき2つのポイントをまとめてみました。

①データをどうするか問題
②人によって通信環境・PC環境がバラバラ問題

会議や打ち合わせをどうするか、これまで対面だからこそ生まれていたコミュニケーションをどう代替するかといった「コミュニケーションをどうするか問題」は別の機会に書きたいと思います。

それではまずは①【データをどうするか問題】を少し掘り下げて考えてみたいと思います。
・ワード、エクセル、PDFなどの共有ファイル内の閲覧をどうするか
・資料の作成や修正をどうするか
・アプリや特殊ソフトをどうするか
離れた場所から普段の業務を行う際に生じる悩みですよね。これらを解決する二つの方法がありますので内容とメリット、デメリットをまとめてみました。

VPN設定をして、直接共有ファイルにアクセスする方法

VPNはバーチャル・プライベート・ネットワークの略です。難しい言葉ですが、要は「外に居ても会社のファイルが見れる設定」のことです。VPNの構築はルーターが対応していること、システム管理者が設定を完了していることが必要ですのでシステム管理者さんに確認してみてください。ご自宅で使うPCにも特定のフォルダにアクセスできるように設定してもらってくださいね。
この方法のメリットは、お使いのPCのスペックが高ければ操作もストレス無くできるので、スピードが速いという点。逆にデメリットは会社と同じソフト(ワードやエクセルなどのofficeやアプリ、特殊ソフトなど)を購入したりインストールする必要があるということです。

会社のパソコンをリモートで操る方法

ご自宅のパソコンがWindows10のProであれば「リモートデスクトップ接続」がついてますし、他のOSでもany deskをはじめとするソフトをインスト―ルすれば、「お互いが許可したPCの遠隔操作」が可能になります。いずれかの方法で行えば、「自宅に居ながら会社のパソコンを遠隔操作」できるという訳です。
この方法のメリットは、ワードやエクセルなどのofficeやアプリ、特殊ソフトのインストールが必要ない点です。会社のパソコンだけに保存したデータも見ることが出来ますので便利ですよね。ただ、実際使ってみた感想としては、映し出される画面が少し小さくなって見づらいのと、多少動作が遅く感じるというデメリットもあると感じます。

以上、どちらが絶対に良いという訳ではなく、メリット・デメリットを考慮した上で用途により使い分けを行うとスムーズですね。

では次に、【人によって通信環境・PC環境がバラバラ問題】を見てみましょう。

ネット回線を見直そう

私も在宅でPCを使ってみると「やっぱり会社の回線って速いんだな・・」と感じます。VPNでもリモート接続でもネット回線の速さによって影響はでちゃいますよね。
スマホなどの「テザリング」ではWEB会議の途中で途切れてしまったり、月のデータ上限を超えて通信速度が極端に落ちてしまうもあるようです。そこで、これを機にご自宅に光回線を導入してみてはいかがでしょうか?弊社のお勧めはNURO光です。スピードは最大2Gと非常に速いですし、月額はプロバイダ不要の5,000円程度とリーズナブルです。

パソコンは会社に買ってもらいましょう

リモート業務を個人PCで使っている方も多いかと思います。しかし、テレワークが主流になる今後、会社に自宅作業用のパソコンを購入してもらうことを強くお勧めします。
なによりもセキュリティの面で自宅PCを使うことはリスクがあり過ぎます。今後「テレワーク経由で会社の機密データの流出!」という事件も起こるかもしれませんので、会社側もしっかりとセキュリティ対策が施されたパソコンを支給するべきです。
おすすめスペックとしては

OS:Windows10 Pro(リモートデスクトップ機能があるので)
CPU:Core i5 以上(予算が許せばi7)
メモリ:8GB 以上(こちらも予算が許せば16GB)
ストレージ:SSD(通常のHDDに比べて起動が圧倒的に速い)
Office:会社にoffice365というソフトの契約をしてもらいましょう。常に最新のワード・エクセル・パワーポイントが使えます。

以上、今回は主にテレワークでのパソコン環境についてまとめてみました。
現在はなんと世界の労働人口の半分がテレワークを行っていると言われておりますが、新型コロナ問題が落ち着いた後でも、テレワークする人は増えてくることが予想されます。
企業側も、働く人も、どちらも安心・快適に働ける環境にするために、ぜひとも早めの準備と対策を行っていきましょう。

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