コラム

便利になるはずのマイナンバー。
しかし多くの企業担当者様は説明を聞けば聞くほど「漏えいリスク」と「コストアップ」という二つの点に頭を悩まされているのではないでしょうか?

世間ではマイナンバー特需などと騒がれ、これを機に企業への様々な売り込みも増えてきました。
しかし話を聞くと初期でうん十万、月額でも数万という内容が多く、中小企業には簡単には導入できない価格帯です。

そこで、弊社アロワーズではマイナンバーを徹底研究し「最小コストで最大のリスク回避」をする為に独自の方法を実践することにしました。
もちろんお金はかけない方法は、多少の手間を覚悟しなくてはなりません。
しかし、既に下記の方法を実践した結果、現在マイナンバーに関しては何の心配も無い状況になっています。

少し長くなりますが、皆様のご参考になれば幸いです。

① データ化する?しない?


まず考えなくてはならないポイントは

・データ管理
・紙での管理

の選択でした。

大企業ではシステムに番号を入れることで管理を効率化するメリットが大きいですが、中小企業では「紙での管理で十分」と結論づけました。
データ化してしまうと、人為的(USBやメールでの流出)であれ偶発的(ウィルス・マルウェア等での流出)であれリスクが少なからず生じ、そのための対策コストがかさんでしまうからというのが大きな理由です。


② 次に、提出方法をどのようにするか、考えました。


アロワーズではこのような用紙と保護シール(アスクルで100枚1,501円)をあらかじめ社員に配布しました。

用紙
本人確認のための身分証とマイナンバー通知カードのコピーを並列して貼り付け、マイナンバー通知カード側に保護シールを貼った上で提出します。
※コピー機側にはデータを画像として残さない機能が搭載されていますので、コピー機からの流出は無いという前提です。

こうすれば、受け取る総務側も通知カードの番号を目視することなく、番号を収集できるのです。
ちなみに保護シールは数回は繰り返し貼ったり剥がしたりできるタイプのものです。

③ さらに、マイナンバー保管で大切な「ログ管理」の運用をどうするか、考えました。


アロワーズの場合、マイマンバーを管理するのは総務の責任者と代表の二名です。
他の個人情報諸書類も含めアロワーズにはこの二名のみが開けられる鍵付きキャビネットがあったので、マイナンバーのバインダー(1冊311円)を作り当然この中に収納しました。

キャビネット

※鍵付きキャビネットはアロワーズでも様々なタイプを販売しておりますので、お気軽にお申し付け下さい。

ログ管理
更に、このマイナンバーファイルを開く度に「閲覧日時・閲覧者・何を入れたのか・何を出したのか」を手書きで記載するようにしました。
※この点だけは他の書類管理よりも手間ではありますが、国が公開しているガイドラインでも「記録を保存すること」は必須となっていますので手間を掛けるべき部分と判断しました。

④ 最後に、外部機関への伝達をどうするか、考えました。


マイナンバーは自社で取得した番号を外部に伝える場面が出てきます。
社会保険労務士事務所や税理士事務所など、アウトソーシング先との連携はどの企業でも必須だからです。

この時、機密便などで送る事になると思いますが、

「封入作業中、紙を触っていたら保護シールが剥がれて、番号が見えてしまった!」
「何度もファイルから出し入れしているうちに、1名分が紛失してしまった!」

ということもリスクとして考えられます。

これを防ぐために工夫したのが、クリアフォルダー(アスクルで100枚786円)黒い厚紙(500枚1,814円)を二枚入れ、その中に保護シールを貼ったマイナンバー用紙をサンドイッチするという方法です。

サンドイッチ
こうすれば、バインダーから取り外したフォホルダーをそのまま機密便に入れることが出来、上記のリスクをも回避することが可能になります。


まだアロワーズでは外部機関に送る段階までは来ていませんが、アウトソーシング先からはその方法であれば、外部委託費用の料金上乗は無いという確認は取れています。
これは大事なポイントで、外部機関のサービスによってはマイナンバー開始を機に「マイナンバー管理オプション」を申し込まなければならず、月額数万円のコストアップにつながっている例もあるようです。


以上が最小コストで最大のリスク回避をする為に考案した「5,000円以下で出来るマイナンバー管理」です。
もちろん、規模や管理体制によってはデータ化する方がメリットがでる企業様もあると思いますので、詳しくは弊社営業までご相談ください。


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■ 第1号:マイナンバー制度の運用まであと6ヶ月!


■ 第2号:マイナンバー情報】罰則規定に関して


■ 第3号:マイナンバー情報】罰則を防ぐ為の対策


■ 第4号:マイナンバー情報】漏洩対策方法