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こんなことまでできる!!ビジネスに役立つ電話転送サービスFAQ

電話回線のサービスとして提供されている転送サービス。

「ボイスワープ」と呼ばれているサービスですが、特にややこしい電話工事も必要なく、転送のON/OFFや設定の変更が電話機から簡単にできるので、利用されている方も多いと思います。

私たちも、お客様からも転送サービスの詳細についてご質問頂くことが少なくありません。そこで、転送サービスについてのFAQをまとめました。

Q-1 転送先で、電話に出る前に転送されてきた電話だと分かるようにしたい!!

例えば支社への電話を本社に転送している場合、転送先の本社には電話をかけてきた方の電話番号が通知されます。

このままでは、支社から転送されてきた電話なのか、本社に直接かけてきた電話なのかがわかりません。

画像③_こんなことまでできる!!転送サービスFAQ

A-1 「転送元案内」オプションを利用する。または送用電話番号を取得する

ご利用中の電話回線がアナログかISDN回線であれば、「転送元案内」というオプションが便利です。

転送先で電話に出ると、「この電話は03-○○○○-××××から転送されました」とアナウンスしてくれます。

転送サービスの初期機能としてついているので、電話機から簡単にON/OFFできます。追加料金もかかりません。

ひかり電話の転送サービスの場合は「転送元案内」機能がありません。そこで、ひかり電話をご利用中のお客様には、転送用の電話番号のご利用をお勧めすることが多いです。

使っていない番号や新規に取得した番号を転送先に指定し、転送先のビジネスフォンにその番号専用のボタンを追加します。転送先でそのボタンが光ったら、転送されてきた電話だと分かる仕組みです。

ビジネスフォンの設定工事は必要になりますが、ひかり電話のオフィスタイプであれば月額100円で1番号追加できます。

Q-2 外出先から転送先を変更したい!

事務所を留守にしてしまうから携帯電話に転送にしているけど、この後大事な商談があるから一時的に他の人に転送させたい… などの時。

画像②_こんなことまでできる!!転送サービスFAQ

A-2  あらかじめ複数の転送先電話番号を登録しておき、リモートコントロール機能で転送先を変更。

転送サービスには「リモートコントロール」という機能があり、外出先からも転送のON/OFFや転送先の変更ができます。携帯電話からでもOKです。

リモートコントロールでは、あらかじめ設定しておいた番号のうち、どの番号に転送させるかを選択することができます。

事前に予備の転送先の登録と、リモートコントロールの設定が必要になりますので、要注意です。また、NTTの電話回線では最大で転送先を5つまで設定できます。

Q-3 まだ事務所がオープンしてないけど、電話だけ転送させて使えるようにしたい!

遠方に新規事務所を開設し、まだ事務所に常駐する人やビジネスフォンを手配できていないけど、問い合わせの電話だけ転送して受けられるようにしたい時。

画像①_こんなことまでできる!!転送サービスFAQ

A-3  基本的には可能ですが、いくつか注意点があります。

ビジネスフォンが用意できていなくても、電話回線だけ先に開通させ、簡易的に繋いだ電話機から転送の設定さえできれば、その後は電話機が繋がっていなくても転送されます。

但し、下記の点に注意しましょう。

  •  設定の変更には、転送元に再度電話機を繋ぐ必要がある。
    先述の通り、リモートコントロールでできることは「転送のON/OFF」と「予め登録してある転送先の変更」の2つだけです。
    それ以外の設定変更の際には転送元からの設定が必要となります。
    転送設定のために出張が必要になる、なんてことのないようにしましょう。
  •  一度に転送できる数には限界がある。
    既に1本電話を転送して通話している最中に、更に電話がかかってくることが想定される場合には注意が必要です。
    携帯電話を転送先にしている場合には、当然同時に1通話しかすることはできません。
    また、ビジネスフォンなどの固定電話を転送先にしている場合でも、同時に転送できる数は転送元・転送先の回線状況によります。アナログ回線・ISDN回線・ひかり電話それぞれで同時に転送できる数は違いますが、かなりマニアックな知識になるので割愛します。

利用方法が簡単で気軽に利用できる転送サービスですが、奥が深いものでもあります。

ビジネスチャンスを逃さないよう、うまく活用して使っていきましょう。

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