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契約書の製本の方法を解説。署名捺印・記名押印の違いとは?

企業同士が色々な契約を結ぶ時、契約書ってとても重要ですよね。契約書は企業同士の取り決めが記載されている書類になります。

最近では売買、請負など通常の取引の契約に加え、秘密保持契約(NDA)や知的財産権等の契約などを結ぶ機会も多いと思いますので改めて基本知識をおさらいしてみましょう。

契約書

契約書は何部必要?

契約書は、色々な契約の際に必要となりますが、できたら基本的には契約書は契約する企業分用意します。

2社間の契約であれば2部、3社間の契約であれば3部用意して、各企業同士で、署名や捺印した同じ内容のものを1部ずつ保管するのが良いといわれています。

契約書を製本をする理由とは?

契約書を製本するのは、製本したほうがきれいで見栄えがいいのももちろんですが、上記に記した捺印、押印の数を減らすことができる場合があります。

例えば3枚の契約書で最後のページに署名捺印(あるいは記名押印)をしていてホッチキスなどでとめていたとしても1枚目2枚目は相手企業によって勝手に摩り替えることができてします。それを防ぐためには見開きページにまたがるように割印をしなくてはなりません。そうすると印鑑の押す部分が枚数分だけ増えてしまうこととなります。

そこで便利なのが製本テープなどを使って契約書の片側を製本する方法をとります。このように製本すると製本テープと契約書をまたがるように各社が契印を押せばすむので便利です。

製本方法をご紹介

色々な製本方法があると思いますが、ここでは簡単に説明したいと思います。

【用意するもの(あると便利なもの】

・契約書 ・製本テープ ・ホッチキス ・ハサミ ・セロハンテープ

まず契約書を用意します。契約書をきれいに枚数分重ね用紙の端5mm位のところをホッチキスでとめます。

画像①

製本テープを切ります。長さは用紙の上下1cm分位長くなるように切ります。

製本テープは半分で切れ目が入っているのでそこを目安に一度半分におります。

画像②

折り目をつけた片方を作業している作業台(机)にセロハンテープで止めます。

そして製本テープの裏面の紙を半分だけはがします。

画像③

契約書を裏面にし、両端はみ出るように長くきった約1cmをのこして粘着面にきれいにはります。

画像④

端っこのはみ出て部分を切って折り込み貼り付けます。両方とも処理します。

画像⑤

残りの半分の紙もはがして粘着面をきれいにはっていきましょう。

はみ出た部分をハサミで切って、粘着面は空気やシワが入らないよう、平らな物できれいに伸ばして出来上がりです!

画像⑥

署名捺印・記名押印の違いとは??

契約書を作成する際に企業同士のやり取りで「署名捺印を御願いします」や、「記名押印を御願いします」などのやり取りをする場合がありますが、この違いは何でしょうか?

署名とは本人が自筆で氏名を手書きすることです。

これに対して、記名とは自署以外の方法で氏名を記載することでです。他人による代筆や、ゴム印をおしたものや打込みにて印刷したものなどになります。

記名は筆跡が残らないため書名に比べて証拠能力は低くなりますが、記名に押印を加えることで署名に代えることができるとされているので、問題ありません。

また、捺印と押印の違いは実は行う動作に差はありません。どちらも印章を押すこととなります。一般的に名称として署名には捺印が記名には押印がそれぞれ対応して用いられます。これをふまえた上で契約書で証拠能力が高くなるのは下記のような順番となります。

  1. 署名捺印
  2. 署名
  3. 記名押印
  4. 記名

契約書を作成する際はばるべく証拠能力が高いものを選ぶべきですが、現在は利便性を考えて3番の記名押印が多いと思います。

契約書は約束。約束は信用

特に初めて取引をする企業同士の場合「契約書がきちんとしているか」という点も信用に繋がると思います。

契約内容はもちろんのこと、綺麗に製本した契約書を作れば「きちんとした企業」という印象を与えることも出来ますので、ぜひこの記事を参考にしてくださいね。

 

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