保存版、これさえ覚えておけばOK! オフィスでの電話マナー

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新入社員の大半は、LINEやチャットを主なコミュニケーションツールとして育ってきました。
自分専用のスマホを早い時期から持っていた人も多く「家の電話はお父さんやお母さんが取るもの」と思い込んでいるケースもあるようです…。

しかし、会社に入ったらそうはいきません。
会社にかかってきた電話を、社員として受けなければならないのです。かつては会社の電話が鳴ったら、新入社員同士で取り合いになったそうです。しかし、昨今の新入社員は違います。「知らない人から電話がかかってきた」「自分に関係ない人から電話がかかってきた」「関係ある人が電話に出るだろう」と考えます。この記事では、そんな新入社員のために電話のマナーを伝授します。

■電話を取るときのマナー

"保存版、これさえ覚えておけばOK! オフィスでの電話マナー"画像1

かかってきたときの対応

①相手を待たせないためにも、できるだけ早く(3コール以内)電話を取りましょう。
②聞き取りやすい声で「お電話ありがとうございます。(会社名)でございます」と名乗ります。(会社によっては、会社名に加えて部署名などを言うように指導されます。)

※電話に出るのが遅れて4コール以上鳴ってしまった場合は「お待たせいたしました。(会社名)でございます」と言うと良いでしょう。

取り次ぐ時の対応

①電話を取り次ぐ時には、必ず電話の相手と取り次ぐ相手の2つを確認しましょう。
※電話の相手を確認する場合は、「恐れ入りますが、会社名とお名前を頂けますでしょうか?」と丁寧に聞きましょう。
※もし、電話の相手が既に名乗っているのに聞き取れなかった場合は「恐れ入りますが、もう一度会社名とお名前を頂けますでしょうか?」と「もう一度」を付けると丁寧です。
※氏名のみを名乗られた時は「失礼ですが、どちらの(電話の相手の氏名)様でしょうか?」と確認しましょう。
※会社名のみを名乗られた場合は、「失礼ですが、お名前を頂戴できますでしょうか?」と質問してください。
②相手の情報がわかったら「(取り次ぐ相手の名前)でございますね。少々お待ちください」と言って電話を保留にし、取り次ぎます。

担当不在を伝える対応

取り次ぐ相手が不在の場合、理由とともに不在であることを電話先に伝えてください。
取り次ぎ先が社内にいるはずなのに、たまたま席にいない場合は
⇒「(名前)は席を外しております」
会議や来客などでいない場合は
⇒「(名前)は会議中で席を外しております」
外回りなどでいない場合は
⇒「(名前)は外出しております」
その日に休暇を取っている場合は
⇒「(名前)は本日お休みを頂いております」

なお、遅刻など不手際のため不在の場合は「席を外しています」とだけ伝えましょう。社内の恥をわざわざ外部に晒す必要はありません。

担当不在の際の伝言の方法

伝言を預かる場合は、しっかりとメモを取りましょう。メモには以下のような情報が必要です。

・先方の社名・氏名・連絡先
・電話がかかってきた時刻
・先方の用件(折り返し連絡が必要か、かけなおしてくださるのか等)
・電話を受けた当事者の名前

正確を期すために、メモを取り終えたら内容を復唱して内容の確認を取ってください。電話の後は、取り次ぐ相手のデスクのわかりやすい場所にメモを貼り、近くのデスクの人にも伝言を頼みましょう。併せて伝言内容をメールでも送っておくとより良いでしょう。

■あると便利なグッズ紹介

ニチバン 付箋 ポイントメモ

ニチバン 付箋 ポイントメモ

電話メモに必要な情報が予め印刷された粘着タイプのメモです。書きやすさと見やすさのバランスが取れています。印刷されたフォーマットを埋めることで、電話メモとして充分な情報を書き込めます。通常の付箋紙と違い、紙の端だけではなく中央付近にも粘着面があり、風などで吹き飛ばないように工夫がされています。

ポスト・イット 強粘着電話ノート

ポスト・イット 強粘着電話ノート

従来の2倍の粘着力を持つポスト・イットです。電話やパソコン周辺にもしっかり貼り付きます。クーラーなどの風で飛んでしまう心配も少ないです。「日付」「電話の相手」「電話の宛先」「電話の受けた者の名前」を記入する欄が予め印刷されているほか、「電話がありました」「電話をください」というチェックボックスもあります。

シヤチハタ メモポン プーさん 電話メモ

メモポン プーさん

電話メモ専用の付箋紙はちょっと…という人向けのアイテムです。通常の付箋紙やメモ帳にスタンプするだけで、電話メモ用の欄が出来上がります。スタンプのバリエーションは全6種類あり、全てにディズニーキャラクターがプリントされています。忙しいオフィスワークに一時の癒しを与えてくれるでしょう。

■まとめ

会社の電話に出るのは、新入社員にとって緊張の一瞬です。多くは自分に関係のない用事なので、ただ取り次ぐだけになり「用事がある人の携帯に直接かければいいのに」と思う新入社員もいるでしょう。

しかし、実は電話の取り次ぎは新入社員にこそ必要な業務です。新入社員の頃は、周りは皆知らない人です。取り次ぎという業務をこなすことで、会社の人員配置を自然に覚えられます。会社の誰が、どの会社の誰と関わっているのかもわかり、業務や会社に関する知識も身につきます。新入社員の人は積極的に電話を取り、指導者の人はしっかりと教育しましょう。

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