放っておくとどんどん増えていく書類ですが、いざその中から必要な書類を見つけようと思うと、どこに行ったのか分からなくなってしまうのはオフィスの「あるある」かも知れません。
そのためにオフィスワーカーの皆さんは様々な工夫をされていると思いますが、もっと有効な整理術があったらいいのにとお感じの方も多いことでしょう。そこでこの記事では簡単で今すぐできる書類整理術を3つのポイントにまとめました。どれもちょっとした工夫だけで取り組めるもので、特別に用意するものもありません。心がけひとつでできることで、そのデスクの上に積み上がっている書類の山をやっつけてみましょう。
書類整理のポイント3つ
一元化
書類にはさまざまな属性や役割がありますが、まずは置き場所を一元化することから始めましょう。これは書類がどこかに行ってしまう（本当は書類が勝手にどこかに行くことはないのですが）ことを防ぐためです。すぐに見つけられなかったとしても、「ここ以外に書類を置いていないので、ここにあるはず」というルールを確立することで紛失のリスクは大幅に低減されます。
ストーリー化
オフィスで使用されている書類には、必ず生涯のストーリーがあります。最初に書類が発行され、それがあなたのデスク上にやって来ます。仕事で使用したその書類は次の工程のために別の人に回されたり、あなたのところで役目を終えるなど何らかの節目を迎えます。
役目を終えたら取る行動は、「次の人に回す」「保管する」「捨てる」の3つしかないはずです。書類がそれ以外の状態にあるということは使用中か、もしくは適切なストーリーに乗ることなく放置されているということになります。
その書類はストーリーの中のどの状態にあるのかを常に考える癖をつけることで、放置される書類が激減します。
このストーリー化をデスク上でも表現する方法として、右側に未着手の書類をファイリングし、そこからストーリーが進むごとに置き場所を左に変えていき、最後はデスクの左側にあるごみ箱に捨てるという流れを作るのも有効です。
365方式
佐々木正悟さんというライフハックの仕掛け人が考案した書類整理術に、「365方式」があります。これは1年間の365日分のファイルを用意して時系列に並べ、書類が発生した日付のファイルに入れて保管するというものです。この方法のメリットは時系列で書類を見つけやすくなることで、時系列の古いファイルに書類が溜まっているということで仕事が後回しになっていることも自覚できます。
また、ファイルに入っている書類をできるだけ少なくしたいという願望にかられるので、自然に仕事が捗るようになる、とのことです。
書類整理に役立つアイテム3つ
王道の書類ケースの使い方をブラッシュアップ
書類ケースというと、書類専用の引き出しが縦に並んだものが王道です。今も昔も書類整理に役立つ定番のオフィス家具ですが、これを単に置いただけだとそのうち中が無秩序になってしまうので、使い方をちょっとブラッシュアップしてみたいと思います。
分かりやすいのは、上から順に進捗に伴って書類の置き場所を下にしていく方法です。書類が回ってきた時は一番上の引き出しに、そこから順に作業が進むごとに下に置き場所を変えていって一番下まで来たら次の人へ、もしくは保管か捨てるかというストーリーになるといった具合です。
100円ショップのクリアファイルだけで立派なファイリング
今どきの100円ショップは品揃えも豊富で侮れませんが、書類整理にも活用できるものがたくさんあります。その中でよく活用されているのが、クリアファイルとラベルシールによる整理です。
用意する物はクリアファイル10～20枚程度と、ラベルシールです。どちらも100円ショップで売られているので、全部を揃えるのに500円も掛からないでしょう。
クリアファイルごとに書類の属性を分けて、そこに該当する書類を入れていきます。ラベルシールにはそれぞれの属性を書いておけば、すぐに目的の書類を見つけることができます。
さらに、クリアファイルは10枚程度の書類しか入らないと思うので、不要になったものを処理する意識も高まるでしょう。
発想の転換、デジタル保管
ここまでの2つはオフィス文具や100円ショップ商品などを活用する方法でしたが、ここでひとつ発想の転換をしてみたいと思います。書類を紙の状態で保管するのではなく、デジタル化してしまう整理術です。書類は1枚1枚は薄いですが量が増えるとかさ高くなり、いくら整理をしてもオフィスの空間をいつか食いつぶしてしまいます。それをデジタル化してしまえば、ほぼ無限に近い記憶スペースに保管することができます。
スキャンをしてパソコンに保存するのも良いのですが、それだとハードディスクやSSDのクラッシュがあると一巻の終わりです。そこで提案したいのが、DropboxやGoogle Driveといったオンラインストレージです。いずれも無料でかなりの容量を利用できるので、まずは無料アカウントで片っ端から書類をデジタル保管してみてはいかがでしょうか。
オンラインストレージは共有している端末のどれからでもアクセスできることや、サービス側のバックアップによって事実上クラッシュがないことなど、書類の長期保管に多くのメリットがあります。
Dropboxのスマホアプリには「ドキュメントスキャン」というユニークな機能があります。スマホのカメラで書類を直接スキャンできる機能で、スキャナーがなくても手軽に書類をデジタル化できます。
このように、自動的に書類の輪郭を認識してスキャンすることができます。
まとめ
今も増え続け、デスクの上を占拠しようとする書類の整理術について、基本的なアイディア3つと活用したい便利なアイテム3つをご紹介しました。中には発想の転換でデジタル化というアイディアもご紹介しましたが、いかがでしたか？
単に書類がデスク上に散らかっているだけでも見た目が良くないのに、紛失のリスクを高めるとなると放ってはおけません。今すぐできることから始めてみましょう。
オフィス移転と内装工事に関するあらゆるノウハウを配信しています。
どうぞお気軽にお問合せください。
