オフィスの移転の際には、やらなければいけないことは山のように発生します。その中でも地味だけれども、確実に漏れがないように行わないといけないのが「オフィス移転のお知らせ」。
今回は、移転のお知らせをスムーズかつ漏れがなく行えるように、書き方や気をつけたいポイントをご紹介します。
◆お知らせのタイミング
1ヶ月～3週間前、遅くても10日前にはお知らせをしておきましょう。
請求書などの書類が届かない、などお客様に迷惑がかかってしまうかもしれません。ゆとりをもってお知らせをすることでそのような事態を防ぎましょう。
◆記載する内容
1.時候の挨拶
2.日ごろのご愛顧・ご贔屓のお礼
3.今後の抱負や、変わらぬお付き合いのお願い
4.移転に関する情報（新住所・電話番号・新住所での営業開始日など）
◆オフィス移転のお知らせ例文
ここではオフィス移転のお知らせに便利なテンプレートをご紹介します。
書面用
オフィス移転のお知らせ
拝啓 向暑の候(時候の挨拶) 貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがたく厚くお礼申し上げます。
さて、このたび弊社は○○月○○日より下記に移転することとなりました。
これを機に、皆様の信頼にお応えできるよう専心努力をしてまいる所存でございます。
今後とも一層のご指導・ご支援を賜りますようお願い申し上げます。
略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます。
敬具
平成○○年○○月○○日
新所在地：〒郵便番号
東京都○○区○-○○-○○
電話. ○○-○○○○-○○○○
FAX. ○○-○○○○-○○○○
○○株式会社
代表取締役 ○○○○
ホームページ用
オフィス移転のお知らせ
この度弊社は○月○日に下記住所に移転し業務を行うこととなりました。また移転に伴い、電話番号とFAX番号が変更致します。
平成○○年○○月○○日
新所在地：〒郵便番号
東京都○○区○-○○-○○
電話. ○○-○○○○-○○○○
FAX. ○○-○○○○-○○○○
○○株式会社
代表取締役 ○○○○
平成○○年○○月○○日より業務開始となります。
今後とも一層のご支援を賜りますようお願い申し上げます。
ホームページでは書面とは違い、簡潔に移転の旨を記載しましょう。
お知らせはニュースリリースページで行うのが一般的です。
会社概要ページにも【○○年○○月○○日に～～～へ移転致します。】と記載しておきましょう。
◆意外とやりがちな失敗
・普段使っているメールの署名部分の変更忘れ
メールの署名部分の住所というのは普段あまり意識をしていない部分なので変更を忘れがちになってしまいます。
オフィス移転前には【○○年○○月○○日に～～～へ移転致します。】、移転後には【○○年○○月○○日より～～～へ移転致しました。】と記載しておきましょう。
・ホームページの会社概要ページの更新忘れ
お知らせ案内はしっかりと送ったけれど、会社概要ページの住所の更新を忘れていたということもありがちです。自社を訪れるお客様はホームページで住所を確認してから訪問される場合が多いので気をつけましょう。
・メール送信エラーの確認漏れ
一斉メールで移転のお知らせをする場合、エラーになってしまい一部の人にメールが届いていなかったということがあります。
添付ファイルのあるメールや、本文にURLが記載されているメールの受信拒否設定を行っているお客様がいる場合メールが届きません。
送信エラーという単純ミスで移転のお知らせが伝わっていなかったとしたら会社の信用を下げてしまいかねませんよね。
送信が完了したら、しっかりと受信ボックスもチェックしましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
移転の挨拶状というと堅苦しく面倒なものに思えてしましますが、上記を踏まえて適切に行えば、それほど時間もかからずに成し遂げることができるでしょう。
関係各所へしっかりとお知らせを行い、気持よく移転が完了出来るようにしたいですね。
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